跨境电商“进销存”系统

📄1 跨境电商“进销存”系统之进
📄2 跨境电商“进销存”系统之销
📄3 跨境电商“进销存”系统之存

　　 编辑导语：进销存是指企业管理过程中采购（进）——入库（存）——销售（销）的动态管理过程，又称为购销链。企业通过进销存系统，从而随时掌握从采购到销售一系列的信息流、资金流、乃至物流，以便做出此时商业活动的最佳决策，获得最大收益。接下来，本文作者会以三篇文章的形式介绍“进销存”系统分别涵盖的内容模块。

一、系统说明

1.业务流程

2.用户群体

销售部：主要负责备采商品以及发掘市场上热销的产品，分析销售量；
开发部：负责联系供应商以及维护产品的属性值；
系统：判断提交上来的命令，返回相应内容；
仓储部：主要维护仓库库存，盘点仓库以及商品的出入库；
文员：填写单据，在系统中录入仓库相关数据。

二、What-采购

1.商品管理(增删改查)

商品管理的目的：
　　通过相应属性对商品进行分类 快速找到商品 生成唯一的 SKU
SPU：标准化商品单元(Standard Product Unit),是商品信息聚合的最小单位，是一组可复用标准化信息的集合，我的理解它主要也是为了前端显示为目的；
SKU：最小的库存单位(StockKeeping Unit),可以以件，盒，箱，千克等为单位存储，商品的进货、销售、售价、库存等最终都是以 SKU 为准的。
1）新增商品
　　这里的增加商品，指的是新建一个没有 SKU 以及库存的商品。
　　增加商品则需要填写商品的基本信息以及商品的属性，基本信息包含：商品标题（英文标题）、商品图片、商品分类、售价、商品描述；商品属性包含净重、尺寸、包装尺寸、装箱尺寸等。
2）编辑商品信息
　　当商品状态为“未提交”或“被驳回”时，用户可点开商品信息进行编辑修改，并重新保存提交。
3）审核商品信息
　　由指定负责人/管理员审核提交上来的商品信息，例如销售负责人或产品开发负责人审核，可选择审核通过或驳回；驳回的商品可以由原提交人重新进行编辑后再次提交给相应负责人审核。
4）查询商品信息
　　提供查询框供用户自主查询商品，一般根据商品的已有信息进行查询，例如商品名称、商品编号、商品分类等。
5）生成商品 SKU
　　由负责人对商品审核通过后，商品自动扭转到商品列表中，并生成唯一的 SKU，商品必须生成 SKU 后才能进行后续的采购入库一系列操作。

三、Where-哪里采购？

1.供应商管理

　　供应商主要运用于商品的采购过程中，提前在系统中维护好供应商的信息不仅有利于销售在下采购单时能快速选择供应商，还可以保证采购的可靠性，减少公司的亏损率。
供应商类型可以分为两大类：
　　供货商：主要针对公司自营，及公司属于零售商采用购销或代销的方式与供应商合作；
　　商家：则是指入驻到公司系统平台，利用公司的平台和流量来促成销售，公司收取服务费。对于跨境电商公司，大多数是供货商合作，采用分销模式。
系统提供两种增加供应商的模式：
　　公司开发一套供应商平台，供应商通过供应商平台上传或录入相关信息，由公司人员在供应商后台管理模块中进行资质审核，审核通过后，系统自动存入该供应商的相关信息；
　　销售人员线下或线上寻找供应商，双方谈妥后，由销售人员在供应商管理系统中录入该供应商的相关信息，相应负责人审核通过后，即可启用供应商。
　　供应商信息需要填写基本信息、联系信息以及财务信息：基本信息包括名称、地址、注册时间、公司性质等；财务信息主要包括收款方式、收款账号等。
　　对内，大部分公司担心员工辞职时会把供应商资料下载带走，因此会给供应商自动生成一个唯一的 ID，销售人员在下采购单时只能通过 ID 选择供应商。

四、How-如何采购？

1. 备货管理

　　正常新建备货：当商品生成 SKU 后，销售即可在备货模块中新建一条备货记录，填写需要用货的时间、备货数量等提交到销售负责人审核。
　　系统判断需要备货的商品：系统通过设定好的算法，自动计算需要备货的商品，并生成备货预警，销售可自主选择是否需要对该商品进行采购。

2.采购管理

　　备货审核通过后，商品扭转到采购模块，商品状态此时为“待采购”。销售对“待采购”状态的商品进行采购下单，中间流程涉及选择供应商，销售只能选择已通过审核的供应商下采购单。
　　填写好相应信息，生成采购单后，即可对该商品进行线上或线下采购，并由销售在对应的采购信息上录入货运信息。
　　此外，商品备货通过后，在生成采购单前，销售仍可对采购单进行终止采购。

　　 编辑导语：进销存是指企业管理过程中采购（进）——入库（存）——销售（销）的动态管理过程，又称为购销链。企业通过进销存系统，从而随时掌握从采购到销售一系列的信息流、资金流、乃至物流，以便做出此时商业活动的最佳决策，获得最大收益。这篇文章给大家介绍了“进销存”系统的“存”，即入库管理，供大家一同参考和学习。

一、仓库的了解

　　电商系统中，许多业务都涉及到库存的变化，例如采购入库，订单发货、订单退货等；因此在设计库存时，只用一个库存数量去记录库存的变化是远远满足不了业务需求的，这就会产生出在售库存、实时库存、在外库存等字段信息用于记录库存的数量；
　　在上一篇《跨进电商进销存系统之销》也有给大家介绍到跨境电商的两种订单发货模式。传统电商与跨境电商的仓库不同点在于传统电商的仓库都处于国内，不会涉及海外仓备货的逻辑；而跨境电商企业为满足时效的需求或跨境电商平台的硬性要求，通常会有国内仓和海外仓两种存放货物的方式。
　　国外仓分为两种，海外自营和各大电商平台自行设置的海外仓库。例如商品想要在亚马逊平台销售，就必须提前将货物发往至亚马逊配置的海外仓库，不同的国家有不同的站点（海外仓库），也会有不同的规则，这里不作细说，统一称为“海外仓”。

二、库存管理

　　即商品的跟随业务的流传，在系统中所体现的变化；
　　在售库存：总库存数量，包含了已冻结数量；（在售库存=实时库存数量+冻结数量） 实时库存：实际可售卖的库存数量，防止出现货物已卖出，但用户仍可下单的情况（实时库存=在售库存-冻结库存数量）； 排期库存：位于国内本地仓的“海外仓位”中，对应海外排期里【已上架】到该海外排期中的所有库存；（排期实时库存数量=排期库存数量+海外计划冻结库存数量） 排期实时库存：排期实时库存=排期库存数量-海外计划冻结数量； 排期待发：（排期待发=备货海外仓库入库上架数量-海外计划出库发货数量） 排期发出：为“海外计划出库”至“确认发出”之间的数量汇总； 在外库存：备货审核通过后，商品上架前的库存数量（在外数量=备货采购数量-入库数量-采购终止数量-采购坏品数量） 在途库存：排期产品出库后发往海外仓的途中，仅海外仓库有在途数量。

三、涉及库存变化的业务

　　由于库存数量的变化涉及太多业务，以下将从最常见的几种涉及出库、入库的业务给大家介绍库存数量变化逻辑，读者可根据自身所处的实际情况以作参考。

3.1入库

　　入库分为多种，其中包括产品的采购入库、订单退件入库、生产产品入库（物流合成的组装产品）、借用归还入库（涉及借用出库）等。
3.1.1 采购入库
　　采购入库在第一篇文章《跨境电商进销存系统之进》中也有给大家介绍过。产品的采购过程中涉及到采购前的备货申请、备货审核；而采购过程又涉及采购下单，采购在途；产品到达仓库后，流程涉及收货、质检、入库及上架。这其中每一环节的流动，都有可能涉及库存数量的变化。
　　但如果每一个环节都要细分去更改库存的数量，那库存管理将变得极其臃肿，且一些数量也没有参考的意义。因此采购入库的流程可以从产品上架前及上架后的角度去思考。产品备货审核通过后到上架前都统一归为“在途数量”，上架后统一归为“在售数量”，实际上架数量即为在售数量。
　　产品收货：由于系统操作入库时，只能与采购单号相关联，而产品又由供应商发出，不一定会帮忙将采购单号备注在产品快递箱上，因此采购员在提交采购单后，需要在系统对应的采购单中填写物流单号，系统将物流单号与采购单号相关联。产品到达仓库后，仓库即可通过扫描物流单号进行入库，生成入库单，交由质检的同事。
　　产品质检：质检的同事在同一批收货的商品中随机抽选一定比例的产品进行质量检测、长宽高测量等。符合要求的产品交由负责上架的同事，有质量问题的产品放入次品区并联系采购员与销售进行下一步操作。
　　产品上架：上架的同事通过扫描收货单，在系统中操作上架，并生成打印带有 SKU 及货架号的条形码贴在商品上后进行上架，此时，在售数量增加的差值即为实际上架数量。

3.1.2 订单退件入库
　　订单退件入库相对于其他入库较为复杂，在跨境电商行业中退货与传统电商不一样，由于路途遥远的原因，快递费甚至能比得上物品的价格，即使货物寄回来也是亏损严重。因此很多时候企业会让客户拍摧毁产品的照片后进行退款。但是有些产品因为价格较为昂贵，货物也还具有售卖的意义，就会让买家寄回到对应的海外仓中。
　　此处需要考虑到货物卖出的时候是由国内仓通过快递的方式寄出，但是让买家将产品退回到国内，显然是很难的，因此在这一块的库存设计中，可以考虑从盘点这一块入手，让业务员通过盘点的方式去调整库存数量。
3.1.3 生成产品入库
　　这里所说的生产产品并非工厂那种由原材料通过机器生产出来的产品，而是跨境电商企业通过购买零件手工拼装成产品进行配套售卖。例如笔和本子需要一起售卖，但是两个产品是分开购买的，因此在系统中需要先单独创建笔和本子两个 SKU，通过两个 SKU 组合生成笔与本子的新 SKU。生产产品时，同时购买笔和本子，货物到仓库收货上架后，再进行物料出库，将笔和本子手工拼装在一起，最后将组合好的 SKU 进行上架。
　　这个业务涉及三个主要的出入库操作，一是物料（即笔和本子）的采购收货入库上架；二是物料的出库；三是产品组装完成后进行入库上架。流程图可参考如下：

3.2出库

设计出库的最常见的业务有订单出库、物流出库、库存借用、库存领用、库存弃置、坏品出库等；
3.2.1 订单出库
　　后台拉取订单后，自动冻结相应的库存数量，在业务员提交发货过程中，系统根据实时库存数量判断是否有充足的库存用于发货。例如一个 SKU 的在售数量为 100，一笔订单下来，订单中包含的产品数量为 3 个，则此时的库存数量为：在售数量：100 个；实时库存：97 个。当产品出库后，在售数量与实时数量均为 97 个。当在售库存为 3 个，实时库存为 0 时，提交发货时，则会提示库存不足。
3.2.2 排期出库
　　与传统电商库存管理中的不同点之一。企业在采购产品后，供应商先将产品运到国内仓，由国内仓人员按照装箱规则对产品进行装箱运往海外仓，为了与本地库存进行区分，故产生“排期库存”字段信息。由于排期库存涉及到发运排期管理才能进行排期备货（即需要先在系统中创建货运排期后才能备货，才会有后续流程），因此在这里不作细说。
3.2.3 库存借用、领用及弃置
　　库存借用：即业务员需要临时借用库存，涉及出库及归还时的入库操作； 库存领用：即产品出库后不再归还，只涉及出库操作； 产品弃置：即产品有质量问题，不能再进行售卖，通常为坏品弃置； 库存退货：质检时发现产品有问题的，需要退回给供应商，可能会涉及入库。

3.3盘点

　　只要涉及库存管理的系统，就一定会有盘点模块。盘点主要用于管理仓库实际值与系统值的差异，即仓库中盘点的库存数量与系统中的数量不一致时，需要通过盘点操作调整库存数量。
　　盘点通常分为周期盘点及零散盘点。周期盘点即每个月进行一到两次的全仓库全产品进行清算盘点，大多出现在月中或月末；零散盘点即随机或有计划性的对某一些产品的库存进行调整。调整中，又涉及两个专业术语：盘亏及盘盈，库存实际盘点数量小于系统中库存数量为盘亏；反之则为盘盈。

四、总结

　　文章中只列举了跨境电商中几个比较基本的出入库业务，根据企业对数据的掌握程度需求不同，对库存管理的要求也会不一样，读者可按实际情况进行参考。

　　 导读：上一篇文章《跨境电商“进销存”系统之进》作者通过两个“W”，一个“H”给大家介绍了跨境电商“进销存”系统中的商品管理、供应商管理等模块。“进”是系统的基础模块，作为系统的支撑体，与后续模块密切关联。这篇文章则给大家介绍“进销存”系统的“销”，顾名思义：销售，即与下单到配送有关。

一、 跨境电商的两种发货形式

　　说到下单，首先介绍一下跨境电商的发货特点。跨境电商是指分属不同关境的交易主体，商家通过亚马逊、速卖通、ebay、wish 等平台展示商品、交谈直至成交，并通过跨境物流送达商品、完成交易，其中还涉及跨境的转关清关等过程，耗时较长。
　　由于商品和客户分属不同关境，客户对时效有不同的需求，因此在发货配送环节上，也产生了不同的形式，以下是目前使用较多的两种发货配送形式：
　　 海外仓备货：卖家先将商品提前备货到目的国的物流仓库中，待客户在买家商务网站或第三方下单后，直接从海外仓将商品发货给客户。可以提高物流时效给客户带来优质的物流体验跨境电商； 海外直邮：客户在第三方网站下单后，由卖家从本地发货，经过商检、转关、清关等一系列操作后，再由海外配送到客户手中。与国内的传统电商发货配送相类似，耗时较长。

二、订单系统结构

2.1订单概述

　　不管是跨境电商还是传统电商系统，订单管理都属于核心业务。订单系统就像个中间枢纽，商品管理、库存管理等都会与订单系统密切相关连。以下就来总结一下后台系统中订单管理的设计：

2.2订单字段

2.3订单体系

（1）客户下单
　　因为公司主要是把产品放在已有跨境电商平台上售卖，因此设计系统时，不详细考虑客户在前端下单的流程。销售人员把需要售卖的商品刊登（涉及刊登系统）到跨境电商平台中，客户在电商平台中下单付款，生成订单。
（2）平台拉单
　　通过电商平台提供的开发者 API，定时把平台中状态为已付款的订单拉到公司的订单系统中进行后续操作。这里涉及 API 的调研，需要提前了解各跨境电商平台提供的 API 包含哪些信息。
　　以 Amazon 平台为例：
　　Amazon 订单 API 地址：
　　 http://docs.developer.amazonservices.com/zh_CN/orders/2013-09-01/Orders_ListOrders.html （您可以通过 ListOrders 操作来检索订单商品信息，进而找到您在指定时间段内所创建或更新的订单。所返回的订单中包含 AmazonOrderId 值。然后，您便可以使用这些 AmazonOrderId 值（通过 ListOrderItems 操作）获取每个订单的详细订单商品信息。）
（3）复核订单
　　后台获取订单后，需要统一订单的格式，并设定为“待审核”状态（海外仓发货的订单除外，下文有提及）。客服部门/仓库文员对订单进行复核操作。
　　复核平台中的订单信息：（1）客户备注信息；（2）配送地址、邮件等；
　　复核系统中的订单信息：主要复核货运方式以及海外仓未能自动提交发货的订单。货运方式在刊登 listing 时已有默认的方式，但可根据实际情况进行更改。由于时差关系，海外仓发货的订单，由客人支付成功后，系统自动提交发货，不需要人工复核。自动提交发货失败的订单，自动流转到“待审核”订单中，由客服/仓库文员对订单按实际情况进行处理。
（4）提交发货
　　本地仓发货的订单，客服/仓库文员确认信息无误后即可在系统中对该订单提交发货，此时商品库存数量处于锁定状态。提交发货前系统自动判断订单 SKU 库存是否充足，如库存不足，则提交发货失败并提示客服/仓库文员需补货后才能提交发货。
　　缺少库存的订单可针对该订单进行备货采购，也可通过调拨库存进行发货。备货采购的时间周期较长，需要客服提前跟客户沟通确认，一般不建议。
（5）打印双单、拣货出库
　　对于快递直邮的商品在到达客户手中之前，跨境电商企业需要办理通关手续，与进口清单核对“三单单”，即清单、订单运单、支付单。 客服/仓库文员成功提交发货后，在系统中获取运单号（需要与货运服务商对接 API），打印面单（快递单）、出库单交由拣货员。
　　拣货员按照出库单进行拣货、打包、贴单并在系统中登记商品的出库信息。此时订单状态更改为“待发货”。如遇缺货，再由拣货员将出库单交还给客服/仓储文员登记缺货信息并挂起订单，由客服与客户协商沟通。
（6）订单发货
　　已进行出库登记的商品，由仓储同事对已打包好的商品登记称重发货。订单状态变更为”完成发货“。商品库存数量相对应减少。
（7）配送签收
　　商品发出后，由货运服务商将商品配送到客户手中，客户签收后，该订单完成。

2.4订单拆分

　　拆单场景：系统拉单回来后，仓库文员对订单进行复核，对满足拆单需要的订单进行拆单，提交发货后无法拆单。
需要拆单的主要因素：
　　 仓库：由于发货仓库不同，按照商品归属的仓库进行拆单，若有多仓有货，还因按照低于时效选择仓库进行拆单 品类：由于商品属性和价值的不同，同样会产生拆单需求。。例如易碎品需要特殊包装，超大物品（儿童座椅、轮胎）需要单独包装。 物流因素。不同物流公司对单个包裹的重量或体积都有特殊要求，需要根据 SKU 的毛重和体积计算包裹总重量和体积，超出物流公司限制的也需要拆单。 商品价值。根据当前国家政策规定：跨境电子商务零售进口商品的单次交易限值为人民币 2000 元，个人年度交易限值为人民币2 万元。当单次购买超过 2000 元（单仓）之后，就需要对订单拆单。

2.5订单挂起

　　订单挂起指交易中由于买卖双方或其它的问题引起无法发货时，文员/客服把交易暂停。例如订单中的某一商品暂时没库存，采购需要一定时间或价格变更需要联系客户更改价格导致交易临时暂停，文员/客服即可将订单挂起，待订单恢复到正常后，可取消挂起，按照订单的正常流程继续流转。
挂起订单字段：
　　问题 SKU 数量 问题来源 问题类型

三、订单售后

　　设计订单模块中，售后流程的设计也是十分重要的一部分。售后涉及库存的变动以及订单状态的变更。订单售后大致可为未发货退款以及已发货退款两种可能性。
　　未发货退款中的订单状态可能有待审核、待采购、待出库等状态。因为不涉及货物的退回，因此只需在系统中将订单挂起并提交退款给客户即可。
　　已发货退款也分为两种可能性，一种是货已发出，但客户尚未收到货；第二种是，货已发出，且买家已收到货物。第一种可以通过拦截物流或买家拒签两种形式将货物回收。第二种可提供退货地址供买家将货物寄回。
　　这篇文章，笔者主要围绕两种退款形式给大家介绍售后的设计流程：

3.1平台退款

　　即买家在第三方平台中提交退款。平台会自动判断此订单是否已寄出，若未寄出，通常会自动通过退款，订单终止。若货物已寄出，则由客服与买家进行协商，协商不成功，订单进入售后流程。客服提供退货地址给买家，买家自行将货物寄出后，将货运单号提供给客服，客服通过退款。
　　平台退款的形式是最为常见的一种，对买家而言，无疑是最为便捷的。但是对于跨境电商企业而言，需要时刻关注退款信息，及时处理退款订单，否则可能会影响店铺评分。且退款成功后，还需要人工将退款信息与后台系统进行匹配变更订单状态，避免造成买家已完成退款，但是仓库仍把货物寄出的情况。

3.2线下协商退款

　　很多情况下，商家为了降低退款率或订单已经过了售后期限，买家提出需要退货退款，商家便有了线下退款的需求。
　　即平台中仍按照正常的购买流程继续进行，商家通过与买家协商退款方式，买家将货物寄出后，提供货运单号，商家按照约定的退款方式将金额退还给买家。在退款过程中，客服可手动在后台系统中挂起订单，提交退款。流程图如下：

四、订单库存锁定

　　在订单状态的变化过程中，库存数量也会随之变化。在写这一模块之前，看了一下类似的文章，其中看到一个图，特别喜欢，觉得笔者写得清晰易懂，这里就参考那位笔者的设计思路重新设计了仅关于订单状态变更，库存数量随之变化的设计思路：

　　在售库存：可用于销售的库存，订单产生后，不管货物是否已离开仓库，均会减少，变为锁定库存。 锁定库存：用于过渡的库存，订单生成后，在售库存减少，变为锁定库存。
　　待货物发出后，锁定库存清 0。 实时库存：根据仓库实际库存数量变化。货物发出后，实时库存相对应减少。退货的商品，仓库收货后，对应增加库存数量。